ملخص الوثيقة
تحدد مبادئ إنشاء مدد الاحتفاظ ومراجعتها، أوامر الحفظ، الإتلاف الآمن، النسخ الاحتياطية، وإثبات التنفيذ دون نشر مدد غير معتمدة.
المبادئ
لا نحتفظ ببيانات لأن الاحتفاظ أسهل. يرتبط كل سجل بغرض ومالك وتصنيف ومدة وحدث بداية ونهاية وطريقة إتلاف. تستخدم المدة الأقصر ما لم يفرض عقد أو التزام أو نزاع مدة أخرى.
جدول الاحتفاظ
يدير سجل داخلي الفئة والنظام والأساس والمدة وحدث البدء والاستثناءات. لا تعرض هذه الصفحة أرقاماً ثابتة غير معتمدة. تظهر المدة المناسبة في الإشعار الخاص بالمنتج أو العقد أو سجل الموافقة عندما يلزم.
فئات نموذجية
تشمل الفئات بيانات الحساب والأمان، الطلبات والتذاكر، محتوى المجلس، العقود والفواتير، الملفات، سجلات التدقيق، طلبات الخصوصية، والموافقات. لكل فئة قواعد مختلفة ولا يطبق رقم واحد على جميع البيانات.
أوامر الحفظ
يوقف أمر حفظ موثق الإتلاف للسجلات المحددة عند نزاع أو تحقيق أو التزام. يحدد المالك والنطاق والسبب وتاريخ المراجعة، ولا يتحول إلى احتفاظ غير محدد. لا يرى تفاصيله إلا المخولون.
الإتلاف وإخفاء الهوية
تستخدم طريقة مناسبة للوسيط والحساسية، مثل حذف آمن أو تشفير غير قابل للاستعادة أو إخفاء هوية لا يسمح بإعادة الربط المعقول. لا يعد إلغاء ظهور السجل في الواجهة إتلافاً.
النسخ الاحتياطية
تتبع النسخ دورة احتفاظ مستقلة ومشفرة ومقيدة. لا يعاد سجل محذوف إلى الإنتاج من نسخة قديمة دون تطبيق قائمة حذف بعد الاستعادة. تختبر الاستعادة والإتلاف بصورة دورية.
تشغيل الإتلاف والأدلة
يبدأ التنفيذ بمعاينة تحدد السجلات المتأثرة والاستثناءات وأوامر الحفظ. يسجل التشغيل النجاح والفشل والعدد والتوقيت ومن وافق عليه، دون نسخ البيانات الحساسة إلى سجل دائم.
علاقة السياسة بطلبات الحقوق
طلب الإتلاف يمر بمراجعة الجدول والالتزام وأمر الحفظ. نشرح لصاحب الطلب ما حذف وما بقي وسبب ذلك. لا تستخدم سياسة الاحتفاظ لرفض الطلب دون تقييم السجل المطلوب.
المراجعة
يراجع مالك البيانات المدد عند تغير الغرض أو النظام أو العقد أو المخاطر. يحتاج رفع مدة الاحتفاظ إلى سبب واعتماد، ويُمنع تطبيقه بأثر رجعي على بيانات سبق الوعد بحذفها دون أساس مناسب.
مصادر رسمية
مراجع استخدمت في إعداد المحتوى
الروابط للمرجع النظامي أو الإرشادي الرسمي. التطبيق يعتمد على نطاق المنشأة والمنتج والعقد.
الإصدارات
سجل التغييرات
- الإصدار 1.0.0
نشر النسخة التشغيلية الأولى بنطاق ومسؤوليات وحقوق وقنوات تصعيد واضحة.